طريقة كتابة خطاب

تحرير الخطابات:
تحرير الخطابات وسيلة لإيصال الرسالة في شكل مكتوب. يحرر الناس الخطابات لأسباب تتصل بالعمل الرسمي وكذلك لأسباب شخصية. تعد رسائل الأعمال عمومًا أكثر رسمية من الرسائل الخاصة. وتشمل الخطابات الرسمية طلبات التقديم للوظائف وخطابات التظلم، والخطابات التي تروج لبيع سلع أو خدمات، كما تشمل الخطابات التي تهدف إلى تذكير المرسل إليه بموضوع ما. أما الخطابات الشخصية فتشمل الخطابات المتبادلة بين أفراد الأسرة، أو تلك التي تكون بين الأصدقاء، وبطاقات الدعوة وخطابات الشكر.
وتشير بعض الدراسات إلى أن بعض الأشخاص الذين يتقنون فنَّ الكتابة، ينتظرهم علىالأرجح مستقبل واعد، وهذا ليس لازمًا. ويمكن أن تُحدث المهارة في صياغة الخطابات تغييرًا كبيرًا في حياة الشخص، فعلى سبيل المثال، فإن طلب التقدم لوظيفة، المكتوب بصورة جيدة، من شأنه أن يزيد من فرصة الحصول عليها، كما يمكن أن يؤدي الخطاب الشخصي جيد الصياغة، إلى إقامة علاقة صداقة متينة.
مميِّزات الخطاب الجيد/
يتعيَّن أن يكون الخطاب الجيد واضحًا ودقيقًا وشاملاً ومختصرًا ومتَّسمًا باللطف. وأول خطوة نحو إعداد خطاب جيد، هي تحديد ما ترغب في ذكره في الرسالة، ثم وضع قائمة بالموضوعات التي تود التحدث عنها والقيام بترتيبها، ثم تحديد الكيفية المثلى لترجمة أفكارك إلى كلمات. قد يكون من المفيد كتابة مسوَّدة لوضع الكلمات على الورق. وأخيرًا ارجع إلى المسّودة للتأكد من سلامة تركيب الجمل الطويلة ذات التراكيب المعقدة، وقم بصياغة كل عبارة بأسلوب يسهل على القارئ فهمه.
تأكد من صحة كافة التعابير الواردة في الخطاب، ويلاحظ أن الشركات التجارية تقوم يوميًا بتحرير خطابات لمجرد تصحيح أخطاء في خطاباتها السابقة، وتصبح مثل هذه الخطابات الإلحاقية غير ضرورية، إذا ما تحرى المحررون الدقة في صياغة خطاباتهم السابقة.
وعلى كاتب الخطاب أن يتأكد من أن المرسل إليه عرف موضوع الخطاب وأن الرسالة تحتوي على كل ما يرغب المرسل إليه في معرفته، إذ إن إغفال موضوع واحد من شأنه أن يؤدي إلى اللبس. وإذا كان القصد من الخطاب تحديد موعد، فيجب ذكر المكان والتاريخ والوقت.
قل ما تريد قوله فقط، ففي كثير من الأحيان، تزدحم الخطابات بعبارات مطولة، وتعابير مملّة، وتفاصيل غير ضرورية تؤدي إلى إضعاف أثر الخطاب. ادخل مباشرة في موضوع الخطاب مستعملاً لغة طبيعية وواضحة وسلسة.
كما أن نبرة الرسالة لا تقل أهمية عن لغتها. وبوجه عام، اجعل أسلوبك وديًا مؤدبًا، وركز على النقاط التي تهمّ قارئ الخطاب.
أجزاء الخطاب/
يتكون الخطاب من ستة أجزاء أساسية هي: 1ـ الترويسة 2ـ العنوان الداخلي 3ـ الاستهلال 4ـ متن الخطاب 5ـ الخاتمة 6ـ التوقيع.

الترويسة/
تحتوي الترويسة في الخطابات الرسمية على عنوان محرّر الخطاب والتاريخ. وتقع الترويسة في أعلى الخطاب، وتتكون عادة من ثلاثة أسطر. يبين السطر الأول الشارع الذي يقطن فيه كاتب الخطاب، أما السطر الثاني فيبين اسم المنطقة والرمز البريدي، بينما يظهر تاريخ تحرير الخطاب في السطر الثالث. ومعظم الخطابات الشخصية لا تحتوي على عنوان مُرسل الخطاب ولكنها دائمًا تحدد تاريخ تحرير الخطاب.
تقوم المؤسسات الكبيرة بطبع أوراق تحمل ترويسة ثابتة، تتضمن اسم المؤسسة وعنوانها ورقم هاتفها. كذلك يشمل بعضها اسم أو وظيفة محرر الخطاب أو إدارته أو قسمه.
العنوان الداخلي/
يبرز العنوان الداخلي اسم وعنوان المرسل إليه، وفي العديد من الخطابات الرسمية، يكتب العنوان الداخلي في ثلاثة أسطر. يكون اسم المرسل إليه في السطر الأول وعنوان الشارع في السطر الثاني، وفي السطر الثالث يتم تحرير الرمز البريدي. ويجب أن يشتمل العنوان الداخلي في الخطابات الموجهة إلى موظف على وظيفته واسم المنشأة، كما تجب كتابة الأسماء والوظائف كاملة. إلا أن هنالك اختصارات تُستخدم عادةً وهي على وجه الخصوص: الأستاذ، سعادة، معالي، الأستاذة.
يوضع السطر الأول من العنوان الداخلي أسفل التاريخ بسطرين على الأقل. ويُكتب العنوان الداخلي في أي خطاب رسمي، على حين أن كتابته في الخطابات الشخصية تكون اختيارية.
الاستهلال/
ويُطلَق عليه أيضًا التحية. يجب أن يبدأ الاستهلال أسفل العنوان الداخلي بسطرين على الأقل. وأكثر الاستهلالات شيوعًا في الخطابات الرسمية تجمع بين اللقب والاسم الأخير، كأن تقول حضرة الأستاذ فلان أو سعادة الدكتور فلان. وإذا كان المخاطب غير معروف أو كان الخطاب مرسلاً لشركة، فإن الخطاب يُسَتهل بعبارة سعادة الأستاذ أو الأستاذة. أما أصدقاؤك فخاطبهم بالاسم الأول أو الكنية كأن تقول : أخي محمد أو أختي العزيزة أم عبدالله، واستخدم فاصلة بعد التحية في الخطاب الرسمي أو الخطاب الشخصي.
متن الخطاب/
ويتضمن موضوع الخطاب الرئيسي. يبدأ متن الخطاب المطبوع على الآلة الكاتبة بنحو سطرين بعد الاستهلال. ويجب أن يترك فراغ مقداره سطر واحد بين فقرة وأخرى.
الخاتمة/
إذا كان الاستهلال يرحب بالقارئ، فإن الخاتمة تودِّع القارئ عند نهاية الخطاب. ويجب أن يكون كل من الاستهلال والخاتمة متناسبين في درجة الرسمية.
الخطاب الذي يستهل بسعادة الأستاذ تكون خاتمته المخلص لكم. وفي بعض البلدان، كالولايات المتحدة الأمريكية تعد عبارات مثل المخلص لكم أو المخلص، مناسبة كخاتمة للخطاب. أما إذا استهل الخطاب بعبارة المكرم الأستاذ أو المكرمة السيدة فإن الخاتمة تكون بكل وفاء. والواقع أن تعبير المخلص لكم أو المخلص لكم حقًا هي الأنسب في أمريكا وغيرها من الدول الناطقة بالإنجليزية. وفي الخطابات غير الرسمية، يكون من المناسب استعمال عبارة خالص الود أو أطيب التمنيات. أما إذا استهلت الرسالة بتعبير عزيزي فإن الخاتمة تكون المخلص لكم أو مع أحر التمنيات. وتوضع الخاتمة على مسافة سطرين أسفل متن الخطاب وتنتهي بفاصلة.
التوقيع/
هو اسم محرر الخطاب ويكتب باليد تحت الخاتمة. وفي الخطابات المطبوعة على الآلة الكاتبة يجب أن يكون اسم محرر الخطاب مطبوعًا على مسافة أربعة أو خمسة أسطر أسفل الخاتمة، على أن يتم التوقيع بخط اليد بين الخاتمة والاسم. ويمكن أن يضيف محرر الخطاب لقبه بين قوسين. وفي بعض البلدان حلّت كلمة الآنسة محل كلمة السيدة حيث تفضل العديد من النساء هذا اللقب لأنه لا يكشف الحالة الاجتماعية للمرأة، يمكن أن تضيف المرأة في تلك البلدان اسم الزوج بين قوسين بعد اسمها القانوني، كأن تكتب محمد علي وتحتها (السيدة محمد علي) بين قوسين. وتقوم بعض الشركات بكتابة اللقب المهني لمحرر الرسالة أو الإدارة في السطر التالي للاسم كما يُقرن اسم الشركة أحيانًا باسم محرر الخطاب.
الشكل:
يتوقف شكل الخطاب على الكيفية التي يتم بها ترتيب الأجزاء الستة للخطاب في الصفحة. والشكلان المستخدمان بكثرة هما الإكليشيه ونصف الإكليشيه ويُستخدم كلا الشكلين في الخطابات الرسمية والخطابات الشخصية على السواء.
الخطاب الكامل الإكليشيه/
الشكل الأسهل والأسرع في الطباعة. وتبدأ طباعة كل أجزاء الخطاب الإكليشيه من الهامش الأيمن في العربية. ولا يترك فراغ عند فقرة جديدة ويفصل الفقرات فراغ مقداره سطر واحد.
الخطاب نصف الإكليشيه/
أقل رسمية من الكامل الإكليشيه وتوضع الترويسة في أعلى يمين الخطاب. ويُطبع كل من الخاتمة واسم محرر الخطاب في وضع رأسي مع الترويسة. وتبدأ كل أجزاء الخطاب الأخرى من الهامش الأيمن في العربية مع ترك فراغ عند بدء فقرات جديدة. وكما هو الحال بالنسبة للخطاب الإكليشيه، يفصل بين الفقرات سطر إضافي في الخطاب نصف الإكليشيه.
عنوان الظّرف/
يماثل العنوان الداخلي في العادة العنوان الذي يُكتب على الظرف. وفي أغلب الأحيان، يوضع هذا العنوان في وسط الظرف. ويتعين أن يكون طول العنوان ثلاثة أسطر على الأقل. كما يتعين وضع الرمز البريدي على السطر الأخير مع اسم المنطقة جنبًا إلى جنب. وفي بعض البلدان، يوضع عنوان محرر الخطاب في الزاوية العليا على يسار الظرف. وعادة لا يترك فراغ بين كل سطرين في العنوان الخارجي.
الخطابات الرسمية/
هناك العديد من أنواع الخطابات الرسمية. ومع ذلك تنطبق القواعد العامة نفسها التي تحكم تحرير رسالة جيدة على كافة تلك الأشكال، ويوضح هذا القسم الخطابات الرسمية النموذجية التالية 1ـ خطابات الطلبات 2ـ خطابات التظلم 3ـ خطابات البيع 4ـ خطابات التذكير، كما يتضمن هذا القسم أيضًا بعض المقترحات التي تساعد في تحرير أغلب الخطابات الرسمية.
خطابات الطلبات/
ويقوم بتحريرها أشخاص يبحثون عن وظائف. وتتألف هذه الخطابات عادة من قسمين: رسالة الشرح والسيرة الذاتية. ويعمد الشرح إلى تعريف صاحب العمل بطالب الوظيفة ويكون مشفوعًا بسيرة ذاتية وهي ملخّص للحياة الأكاديمية أو العملية.
تبين الفقرة الأولى من رسالة الشرح الوظيفة التي يرغب مقدم الطلب في شغلها وكيفية معرفته بها. وفي الفقرة التالية أو الفقرتين التاليتين يلقي طالب الوظيفة الضوء على تلك الأجزاء من خلفيته العلمية التي تتصل اتصالاً وثيقًا بالوظيفة.
وفي بعض الأقطار يمنع القانون أصحاب العمل من توجيه أسئلة معينة لطالب الوظيفة، كتلك التي تتعلق بجنس طالب الوظيفة أو عرقه أو ديانته أو جنسيته أو حالته الاجتماعية. يصبح تضمين مثل هذه المعلومات في الطلب اختياريًا. ويجب ألا يزيد الشرح على ثلاث أو أربع فقرات.
وعند نهاية الخطاب، يطلب مقدم الطلب من صاحب العمل بأدب، أن يرد على رسالته ويحدد موعدًا لإجراء المقابلة الشخصية. ويمكن أيضًا أن يدمج في خطاب الطلب معلومات السيرة الذاتية مع مضمون الرسالة.
يتكون خطاب الطلب عادةً من صفحتين أو ثلاث صفحات. وكما هو الحال بالنسبة إلى الشرح، فإن الطلب يحدد الوظيفة التي يرغب محرِّر الخطاب في شغلها، كما أنه يوضح الخبرات الأكاديمية والعملية التي تتناسب مع متطلبات الوظيفة.
ويفضل معظم أصحاب العمل كتابة سيرة ذاتية موجزة في خطاب الطلب نفسه، وذلك لأن السيرة الذاتية وخطاب الطلب يكونان أكثر إيجازًا وأكثر سهولة في القراءة.
وفي بعض البلدان يتُوقع من مقدِّم الطلب، أن يرسل خطاب متابعة بعد إجراء المقابلة الشخصية، وهو خطاب قصير يشكر فيه صاحب العمل على إتاحة الفرصة له لإجراء المقابلة الشخصية، ويُرسَل مثل هذا الخطاب خلال يومين من إجراء المقابلة. والغرض من خطاب المتابعة هو طمأنة صاحب العمل، بأن مقدِّم الطلب مازال يرغب في شغل الوظيفة.
خطابات التظلم/
ويتم تحريرها بهدف لفت نظر القارئ لمشكلة ما وإقناعه باتخاذ إجراء تصحيحي تجاهها. ومع أن التعبير عن خيبة الأمل وعدم الرضا يعد مقبولاً في مثل هذه الخطابات، إلا أنه من غير اللائق إثارة الأحاسيس العنيفة كالغضب والسخرية اللاذعة ولكن لا مانع من اللجوء إليه بعد إرسال عدة خطابات ويمكن أن تكون نبرة الخطاب باردة وصارمة، ولكنها يجب أن تتسم في الوقت نفسه باللطف والأدب. ولذلك ينبغي عرض الشكوى على نحو واضح مع بداية الخطاب، وذلك مع تضمين المعلومات التي قد يحتاجها قارئ لاتخاذ قرار، كالتواريخ ذات الصلة وصور من الفواتير أو الشيكات الملغاة، كما يمكن طلب إجراء محدد ثم التماس الرد بلطف وأدب.
وبالقدر نفسه يجب أن يتسم خطاب الرد على الشكوى باللطف والأدب وأن يستهل بشكر مقدم الشكوى على خطابه. وإذا تم قبول الشكوى بناء على التبريرات المبينة فيها، اعتذر عن حدوث المشكلة وبيِّن الإجراء الذي تزمع اتخاذه لمعالجتها، وإذا لم يكن للشكوى تبرير، فعليك أن تشرح بلباقة الأسباب التي تجعلك ترفض القيام بالإجراء المطلوب. وينتهي الرد دائمًا بالتعبير عن موقف إيجابي حول التعاملات المستقبلية وبخاتمة ودية.
خطابات البيع/
تهدف إلى إقناع القارئ بشراء سلعة ما. وتقوم الشركات في بعض الأحيان بإرسال خطابات بيع على نحو متتال، تبدأ بخطاب افتتاحي وتتبعه عدة خطابات متابعة، وأيًّا كان هدف الخطابات المتتالية، فإن كافة خطابات البيع يجب أن تتوافر فيها عناصر معينة. فالفقرة الأولى يجب أن تشد انتباه القارئ وتثير فيه رغبة الشراء. ويكون لها هذا التأثير إذا احتوت على سؤال ينطوي على التحدي، أو إذا تضمنت التصريح بوقائع يكون لها دَويٌّ هائل. وتصف الفقرات التالية السلعة أو الخدمة موضوع الخطاب وكيف يمكن أن تكون ذات نفع للقارئ. تأكد أن الخطاب يزوِّد القارئ بمعلومات عن خاصية وجودة السلعة أو الخدمة المعروضة. أما الفقرة الأخيرة، فيجب أن يكون لها تأثير إقناعي على وجه الخصوص، ولهذا فإن عليك أن تطلب ردًا محددًا من القارئ.
خطابات التذكير/
أي عمل تجاري لا يُكتب له النجاح مالم يتسلم أصحاب العمل ثمن البضائع أو الخدمات المبيعة. وعليه، فإن الشركات تقوم بإرسال خطابات تذكير بهدف الحصول على مستحقاتها من العملاء الذين تأخروا في دفع الفواتير، على أن يصاغ خطاب التذكير بأسلوب من شأنه أن يؤمِّن سرعة الدفع، دون أن يثير غضب العميل. ويجب أن تتسم نبرة مثل هذا الخطاب بالتفهم والود مع توخِّي الدقة في المطالبة بالدفع وعدم إغفال تحديد مبلغ الفاتورة ومدة التأخير في الدفع.
ترسل بعض الشركات خطابات تذكير على نحو متتال كما هو الشأن بالنسبة لخطابات البيع. وعادة ما يكون الخطاب الأول معتدل النبرة، حيث يقوم بتذكير العميل بالمبالغ المستحقة ويطلب منه التعاون بالدفع. وتكون النبرة في أي خطاب تال أكثر حدَّةً من الخطاب السابق. وفي بعض الأحيان تُشير الشركة إلى أن تسديد هذه الفاتورة سيساعد العميل في المحافظة على وضعه الائتماني وأخيرًا تطالب الشركة العميل بالتَّسديد وتفيده بالإجراءات التي تزمع اتخاذها في حالة عدم الدفع، كاللجوء إلى شركة تحصيل ديون أو اللجوء إلى محام.
تحسين صياغة الخطابات:
يُفضّل أن يعالج الخطاب الرسمي عادة موضوعًا واحدًا. وهذا من شأنه أن يسهل على القارئ وضع الخطاب في الملف المناسب بعد الرد عليه. وإذا كنت ترغب في مناقشة أكثر من موضوع مع الشخص نفسه، فمن المستحسن إعداد أكثر من خطاب.
وفي حالة إعداد خطاب رسمي، استخدم إشارة مرجعية للخطاب. تتكون الإشارة المرجعية من الاختصار (مو) ويعني الموضوع، وعبارة قصيرة تصف موضوع الخطاب. وتكتب الإشارة المرجعية مباشرة أسفل العنوان الداخلي وبعد الاستهلال. فإذا بدأت رسالتك بعبارة مثل (الموضوع: عيب في تصميم منتجكم الجديد)، فإنك حتمًا ستساعد القارئ على فهم موضوع رسالتك من الوهلة الأولى. ولكي توضِّح للقارئ النقاط التي أنت بصدد إثارتها ضع عنوانًا لأي موضوع جانبي. فمثلاً، يمكن أن تصل صورة من خطابك لاثنين أو أكثر من الأشخاص تختلف درجة إلمامهم بموضوع الخطاب. وفي هذه الحالة يكون مناسبًا أن تعنون جزءًا من الخطاب، كأن تُقدِّم خلفية عن الموضوع عند نهاية خطابك. والواقع أنَّ الأشخاص الذين يحتاجون هذه المعلومات الإضافية بإمكانهم أن يطالعوا الخطاب سريعًا حتى نهايته، في الوقت الذي يجد فيه الأشخاص الملمُّون بالموضوع الحقائق المهمة تحت عنوان نتاج البحث مثلاً في بداية الخطاب.
الخطابات الشخصية:
يستخدم الناس عادة في الخطابات الشخصية أسلوبًا أقل رسمية من الخطابات الرسمية، ويترتب على ذلك وجود قواعد أقل لشكل الخطابات الشخصية مقارنة بالخطابات الرسمية. ومع ذلك، فهنالك بعض القواعد التي تجب مراعاتها خصوصًا عند إرسال الدعوات أو الرد عليها. ويهدف هذا القسم إلى توضيح بعض أسس كتابة الدعوات الرسمية وغير الرسمية. وخطابات الشكر وغيرها من المكاتبات الشخصية.
الدعوات الرسمية/
تُكتَب الدعوات الرسمية في صيغة الغائب. على سبيل المثال، قد تبدأ الدعوة لحضور حفل زواج كما يلي (محمد علي وعثمان أمين يدعوانكم لحضور حفل زواج ابنتهما ليلى محمد .). ومعظم الدعوات تكتب باليد بينما يطبع بعضها في أوراق رسمية.
تبدأ الدعوة باسم المجموعة أو الشخص صاحب الدعوة، ثم يلي ذلك وصف المناسبة. فعليك أن تحدد نوع المناسبة ـ عشاء، زواج، أو حفل ـ وتاريخها ووقتها ومكانها. ضع عنوان الدعوة الرسمية مباشرة أسفل المتن واكتب التاريخ في السطر الأول على أن يكون العنوان في السطر الثاني. ويكتب التاريخ بالأحرف أو الأرقام أو كليهما. هذا ويجدر أن نشير إلى أن الدعوات الرسمية لا تُوقع.
ويجوز استخدام عبارة (رجاءً الرد) أو (نكون ممتنين بردكم). ويظهر طلب الرد في أسفل الزاوية اليسرى من رقعة الدعوة.
الدعوات الشخصية. تُكتب عادة باليد، وتكون لهجتها أكثر وداً من الدعوات الرسمية. يظهر عنوان الدعوة في الجزء العلوي، ويجيء التاريخ غير المختصر أولاً ثم يليه اسم صاحب الدعوة. يلي ذلك عبارة الترحيب التي تنتهي بفاصلة، ويشتمل متن الدعوة الشخصية على المعلومات نفسها التي تظهر في الدعوات الرسمية. وفي بعض الدعوات تُعدُّ قائمة يبين فيها اسم الدَّعوة وموقعها وتاريخها ووقتها، على النحو التالي:الموقع: 17 نهج العروبة
بنزرت ـ تونس
التاريخ: 29 يناير ـ 2004
الوقت: 6 مساء إلى 10 مساء
الهاتف: 604289 ـ 823934 (081).

وتنتهي الدعوة غير الرسمية بالخاتمة والتوقيع.

مذكرات الشكر/
هي ببساطة خطابات قصيرة تشكر المرسل إليه على تقديم هدية أو توجيه دعوة عشاء أو أي شكل من أشكال المجاملات الأخرى. وتعبّر مذكرات الشكر عن الامتنان للمرسل إليه، كما تعبِّر عن حسن أخلاقه. ويجب أن تعطي مذكرة الشكر الشخص المرسل إليه إحساسًا، بأن كاتبها يتحدث معه شخصيًا. وعادة ما تُكتب مذكرات الشكر باليد في بطاقات أو في أوراق خاصة.
الخطابات الشخصية الأخرى/
وتشمل خطابات التعارف والخطابات المتبادلة بين الأصدقاء والأقارب. وليس هنالك قواعد محددة لكتابة هذه الخطابات، ذلك أن الغرض منها هو تبادل الأخبار والأفكار والخواطر بين الأصدقاء أو الأقارب.
تتيح خطابات التعارف للشباب فرصة، للتعرف بأشخاص في مثل سنِّهم داخل البلد أو خارجه. والواقع أن العديد من المؤسسات والهيئات والمجلات تنشر أسماء الأشخاص الذين يرغبون في التعارف.